Règles de fonctionnement de la Table citoyenne

1. Mission

La Table citoyenne d’Élections Québec est un comité de nature consultative formé de citoyennes et de citoyens du Québec. Il fournit des conseils, des suggestions et des avis à Élections Québec sur des questions se rapportant à l’administration des élections, à l’application des lois électorales et aux enjeux touchant le système électoral québécois. La Table a pour mission de conseiller Élections Québec et d’alimenter sa réflexion de façon impartiale et non partisane, dans l’intérêt de la population québécoise, sur tout sujet qu’elle lui soumet.

Les sujets suivants sont exclus des travaux de la Table :

• Les dossiers d’enquête;
• Les dossiers devant les tribunaux;
• Les aspects politiques d’un projet de loi déposé à l’Assemblée nationale;
• Tout autre dossier de nature confidentielle.

2. Composition

La Table citoyenne est formée d’au plus 12 électrices et électeurs québécois, futurs et actuels, nommés par le directeur général des élections à partir des recommandations d’un comité de sélection. Le directeur général des élections peut également désigner des membres substituts.

2.1 Durée du mandat

Le mandat des membres est de deux ans. Un mandat ne peut être renouvelé qu’une seule fois pour la même durée par le directeur général des élections.

2.2 Processus de sélection

Périodiquement, le directeur général des élections sollicite les candidatures de toutes les citoyennes et de tous les citoyens du Québec par les moyens qu’il juge appropriés. Il publicise les conditions d’admissibilité (annexe 1) et les critères établis pour l’évaluation des candidatures. Un comité de sélection évalue les candidatures reçues et soumet ses recommandations au directeur général des élections, qui effectue le choix final des membres et procède à leur nomination.

Dans la mesure du possible, la composition de la Table vise à refléter la diversité québécoise, l’ensemble des groupes d’âge et tend à la parité entre les femmes et les hommes.

3. Rôles et responsabilités

3.1 Directeur général des élections

3.1.1 Rôles

Le directeur général des élections :

• Veille au recrutement et à la nomination des membres de la Table;
• Assure la présidence de la Table. Le directeur général des élections est le président d’office. Il peut déléguer à un membre de son personnel la responsabilité de conduire les réunions;
• Convoque les rencontres, en tenant compte du calendrier des activités d’Élections Québec, ainsi que de la disponibilité du plus grand nombre de membres;
• Détermine l’ordre du jour des rencontres;
• Sollicite, au besoin, l’expertise des membres de son personnel lors des travaux de la Table;
• Publie sur son site Internet les comptes rendus des rencontres de la Table citoyenne après qu’ils aient été approuvés par les membres présents. Les comptes rendus sont rédigés en assurant l’anonymat des propos;
• Rend compte annuellement des travaux de la Table citoyenne dans son rapport annuel de gestion;
• Peut, après avoir consulté les membres, apporter des modifications aux règles de fonctionnement et au code de conduite de la Table citoyenne afin de s’assurer que ces documents répondent toujours aux besoins de l’institution.

3.1.2 Responsabilités

Le directeur général des élections :

• Prend les mesures nécessaires pour favoriser la contribution de tous les membres aux discussions;
• Garantit le respect des règles de fonctionnement et du code de conduite, et applique les sanctions prévues en cas de non-respect;
• Considère les suggestions d’amélioration émises par les membres;
• Verse aux membres l’indemnité prévue pour leur participation aux rencontres;
• Rembourse, selon les modalités prévues, les frais de déplacement des membres.

3.2 Coordonnatrice ou coordonnateur de la Table citoyenne

3.2.1 Rôles

La coordonnatrice ou le coordonnateur de la Table citoyenne :

• Assure le secrétariat de la Table et coordonne ses travaux;
• Veille à l’organisation des réunions de la Table;
• Fournit toute l’aide et tout l’appui logistique nécessaires aux travaux.

3.2.2 Responsabilités

La coordonnatrice ou le coordonnateur de la Table citoyenne :

• Transmet l’ordre du jour aux membres;
• Prépare et transmet les documents de préparation aux travaux aux membres;
• Assure la rédaction des comptes rendus des rencontres de la Table;
• Coordonne la rédaction des avis et des rapports de la Table, le cas échéant;
• Coordonne les déplacements et les modalités d’hébergement des membres.

3.3 Membres de la Table citoyenne

3.3.1 Rôles

Les membres :

• Conseillent Élections Québec et alimentent sa réflexion;
• Agissent comme relais entre les préoccupations de la population québécoise et Élections Québec sur les questions touchant les champs d’activités de l’institution;
• Proposent, le cas échéant, des actions répondant aux attentes et aux besoins de l’électorat québécois;
• Fournissent des avis entre les rencontres, au besoin;
• Peuvent consulter des spécialistes externes, avec l’approbation du président de la Table, et ce, afin d’enrichir leur réflexion sur toute question dont ils sont saisis.

3.3.2 Responsabilités

Les membres :

• Participent aux discussions et aux travaux de la Table dans un esprit de respect et de collaboration;
• Se préparent adéquatement aux travaux, notamment en prenant connaissance des documents qui leur sont transmis en vue des rencontres;
• Sont présents aux rencontres et font preuve d’assiduité;
• Signifient à l’avance toute absence prévue aux rencontres;
• Respectent les règles de fonctionnement et le code de conduite de la Table citoyenne et signent le formulaire Déclaration relative aux règles de fonctionnement et au code de conduite;
• Signent le formulaire Déclaration relative aux conflits d’intérêts et s’engagent à informer dans les plus brefs délais le directeur général des élections de tout conflit d’intérêts réel ou apparent qui pourrait survenir au cours de leur mandat;
• Fournissent les renseignements nécessaires au versement de l’indemnité et du remboursement des frais de déplacement.

4. Rencontres

4.1 Fréquence

La Table citoyenne se réunit au moins deux fois par année. Le président peut organiser d’autres réunions, au besoin.

4.2 Lieu

Les rencontres se tiennent généralement dans les bureaux d’Élections Québec, à Québec.

4.3 Quorum

Au moment de déterminer la date d’une rencontre, le quorum est établi aux trois quarts des membres. Toutefois, une rencontre peut se tenir sans l’obtention de ce quorum si des imprévus obligent des membres qui avaient confirmé leur présence à s’absenter.

4.4 Huis clos

Les travaux de la Table citoyenne se déroulent à huis clos. Seuls le président, les membres de la Table citoyenne, les membres du personnel du directeur général des élections et les spécialistes invités par le président peuvent y assister.

4.5 Anonymat des propos

Afin de favoriser des échanges ouverts et francs, les propos tenus lors des rencontres restent anonymes. Ainsi, lorsqu’ils parlent de la Table et de ses travaux, les membres s’abstiennent d’attribuer des propos ou des points de vue à un membre en particulier.

Les comptes rendus des rencontres sont également rédigés en assurant l’anonymat des propos.

4.6 Indemnité et remboursement des frais de déplacement

Les membres reçoivent une indemnité équivalente à 285 $ par jour (montant imposable) pour leur participation aux rencontres. Elle couvre le temps de préparation aux rencontres, le temps de déplacement pour se rendre à Québec ou au lieu prévu pour la rencontre, ainsi que tous les frais associés, à l’exception des frais de déplacement.

Les frais de transport et de repas pour la participation aux rencontres, ainsi que les frais d’hébergement, lorsque requis, sont remboursés conformément à une directive établie par le directeur général des élections et basée sur la Directive sur les frais remboursables lors d’un déplacement et autres frais inhérents établie par le Secrétariat du Conseil du trésor du gouvernement du Québec.

5. Fin de mandat

Le mandat d’un membre prend fin au terme de la période de deux ans pour laquelle le directeur général des élections l’a nommé.

Le directeur général des élections peut renouveler une seule fois le mandat d’un membre pour une autre période de deux ans.

5.1 Démission

Un membre peut démissionner de son poste. Il doit alors fournir au secrétariat de la Table un avis écrit, adressé au président, de son intention de démissionner. L’avis doit indiquer la date de prise d’effet de la démission et doit être transmis au moins 14 jours avant cette date.

5.2 Absences

Le directeur général des élections peut, après l’émission d’un préavis, mettre fin au mandat d’un membre qui fait défaut d’assister à une rencontre de la Table citoyenne sans motif valable.

5.3 Manquement aux règles de fonctionnement ou au code de conduite

Le directeur général des élections peut mettre un terme au mandat d’un membre qui ne respecte pas le code de conduite de la Table citoyenne ou qui n’adhère pas à ses règles de fonctionnement. Sauf en cas de faute grave, le directeur général des élections émettra un préavis au membre.

5.4 Non-admissibilité

Le mandat d’un membre prend fin dès que ce dernier ne satisfait plus aux conditions d’admission de la Table citoyenne (annexe 1).

6. Vacance

Lorsqu’un siège devient vacant, le directeur général des élections peut faire appel à un membre substitut pour le combler. Le membre ainsi nommé poursuit le mandat, qui ne peut être renouvelé qu’une seule fois par le directeur général des élections.

Si la vacance ne peut être comblée par les membres substituts, le directeur général des élections peut combler le poste selon le moyen qu’il estime le plus approprié. La personne ainsi nommée poursuit le mandat en cours et son mandat peut être renouvelé une seule fois par le directeur général des élections.

Annexe 1

Conditions d’admission

Pour être membre de la Table citoyenne, une personne doit :

• Être âgée d’au moins 16 ans
• Être de citoyenneté canadienne
• Être domiciliée au Québec depuis plus de six mois
• Être en mesure de lire et de parler en français
• Ne pas avoir été reconnue coupable d’une infraction aux lois électorale;
• Au cours des cinq dernières années, ne pas avoir :
  • fait partie du personnel rémunéré d’un parti politique ou d’une personne élue (au fédéral, au provincial ou au municipal)
  • occupé un poste ou exercé une fonction au sein d’un parti politique (fédéral, provincial ou municipal) à la suite d’une nomination (es personnes qui ont été membres bénévoles d’un exécutif ou d’une association locale de circonscription sans avoir fait l’objet d’une nomination, restent admissibles)

Au moment de poser sa candidature, on ne peut être :

• une personne élue sur le territoire québécois
• membre du personnel d’Élections Québec en vertu de la Loi sur la fonction publique
• membre du personnel temporaire d’Élections Québec en vertu de l’article 497 de la Loi électorale
• directrice ou directeur du scrutin, ni directrice adjointe ou directeur adjoint du scrutin (les autres membres du personnel électoral temporaire sont admissibles)
• membre de la Commission de la représentation électorale, de la Commission permanente de révision ou du Comité consultatif des partis politiques, incluant les comités techniques