Politique sur la confidentialité

Protection de vos renseignements personnels

Dans le cadre de nos activités découlant de la mission du directeur général des élections et de la Commission de la représentation électorale (CRE), nous devons recueillir des renseignements personnels. La nature de ceux-ci varie selon les services offerts ou l’activité pour lesquels ils sont nécessaires.

Dans l’exercice de nos missions, nous avons la responsabilité de garantir la protection des renseignements personnels et le devoir de préserver la vie privée des individus.

À cet effet, nous vous invitons à prendre connaissance de notre politique de confidentialité, laquelle explique nos pratiques à l’égard des renseignements personnels lorsque vous communiquez avec nous par téléphone, par la poste, par nos services en ligne et les autres services disponibles sur nos sites Web.

Collecte des renseignements personnels

L’institution recueille et détient uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’exécution de sa mission et à l’exercice de ses attributions.

À ce titre, l’institution collecte principalement des renseignements personnels liés à l’identité, comme le prescrit la Loi électorale. Elle s’assure que les renseignements personnels conservés sont exacts, complets, sécurisés et à jour. L’intégrité et la confidentialité de ceux-ci sont assurées, à moins que la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels , les lois qu’elle applique ou toute autre loi applicable ne lui confèrent un caractère public.

Utilisation des renseignements personnels

La collecte de renseignements personnels permet de communiquer, de prêter assistance et d’offrir des services dans le cadre des processus électoraux. L’institution n’utilise un renseignement personnel qu’aux seules fins pour lesquelles il a été recueilli. Ces fins sont liées à la mission d’Élections Québec, c’est-à-dire assurer l’intégrité, la transparence et la fiabilité des élections et contribuer à la vitalité de la démocratie québécoise. Ces fins sont également liées à la mission de la CRE, qui consiste à établir la carte électorale du Québec (et, au besoin, celles des municipalités et des commissions scolaires anglophones) en favorisant la consultation des citoyennes et des citoyens et en leur assurant une représentation juste et équitable.

L’utilisation des renseignements à d’autres fins n’est possible qu’avec le consentement de la personne concernée ou que si une exception est prévue par une loi.

Les catégories de personnes qui ont accès aux renseignements personnels

Les renseignements personnels détenus par l’institution peuvent être utilisés et communiqués uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Les membres du personnel et les autres personnes visées par cette politique n’ont accès qu’aux renseignements personnels qui sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions et de leurs mandats. La gestion des droits d’accès physiques et informatiques est appliquée en conséquence.

Les renseignements personnels ne peuvent pas circuler entre les membres du personnel des différentes unités administratives ou être autrement accessibles, sauf s’ils sont strictement nécessaires aux fonctions du membre du personnel qui y accède.

Collecte de renseignements personnels à l’aide d’outils technologiques

Témoins de connexion

L’institution se conforme aux obligations de la Loi sur l’accès en offrant la protection des données par défaut, qui permet à la personne qui visite son site Web de choisir les données à caractère personnel la concernant qu’elle accepte de partager.

Les sites Web de l’institution utilisent des témoins de connexion (appelés cookies, en anglais) qui ne sont pas à caractère confidentiel. Les témoins sont de petits fichiers textes qui sont téléchargés lorsqu’une personne consulte certaines pages d’un site Web et qui sont enregistrés dans la mémoire de l’appareil qu’elle utilise. Ces renseignements permettent aux serveurs de l’institution de transmettre un fichier compatible avec le matériel informatique de la personne et d’afficher correctement le site Web sur l’appareil qu’elle utilise. La cueillette de ces renseignements ne vise aucunement à identifier les personnes qui les visitent.

Seuls les outils qui recueillent des données anonymes sont activés automatiquement (témoins de connexion) ; comme ils ne comportent pas de données personnelles, ils sont activés sans le consentement préalable de la personne concernée.

Les outils qui recueillent des données personnelles qui pourraient permettre l’identification, la localisation géographique ou le profilage d’une personne sont d’emblée désactivés. L’utilisateur doit consentir à cette collecte en activant les paramètres offerts lors de la consultation du site Web.

Pour obtenir des renseignements complets sur l’utilisation des témoins ou sur la modification des préférences, consultez l’article Préférences sur les témoins.

Autres méthodes de collecte de renseignements personnels

La collecte des renseignements personnels peut se faire par téléphone, par courriel, par télécopieur, par clavardage ou par l’entremise de toute autre méthode de collecte de renseignements personnels.

Il peut notamment s’agir des renseignements suivants :

• Nom
• Adresse du domicile
• Date de naissance
• Sexe
• Historique des adresses
• Numéro de téléphone ou de cellulaire
• Numéro de télécopieur
• Adresse courriel
• Numéro d’assurance sociale
• Renseignements financiers

L’institution traite les messages électroniques avec le même souci de confidentialité que le courrier postal. Toutefois, elle déconseille de transmettre des renseignements personnels par courriel ou clavardage, à moins que la connexion soit adéquatement sécurisée.

Les renseignements personnels transmis par téléphone, par courriel ou sur un formulaire papier ou électronique sécurisé dans un site Web sont seulement utilisés s’ils sont nécessaires afin de donner suite au message ou à la demande.

Abonnement aux infolettres

L’institution offre un abonnement à différentes catégories d’infolettre. La personne qui s’y abonne doit fournir une adresse courriel afin de recevoir des renseignements de la part de l’institution. La personne concernée doit aussi confirmer son inscription par courriel. L’adresse courriel sert uniquement à l’envoi de contenus qui ont été sélectionnés par la personne. Elle peut se désabonner en tout temps.

Recherche, sondage et consultations publiques

L’institution met à profit son expertise en menant des projets de recherche, des sondages et des consultations publiques, dont certaines sont obligatoires à la réalisation de son mandat. La participation à une consultation ou à un sondage est facultative.

Si l’institution collecte des renseignements personnels à des fins de recherche, de sondage ou de consultation publique, elle les traite et les utilise de manière confidentielle, conformément aux balises définies dans le consentement.

Si la consultation est administrée par l’intermédiaire d’un prestataire de services, l’institution s’assure que celui-ci applique des mesures de protection adéquates aux renseignements personnels afin de préserver leur confidentialité.

Médias sociaux

L’institution utilise des médias sociaux pour communiquer avec les citoyennes et citoyens. Les comptes de médias sociaux sont publics et ne sont pas hébergés sur les serveurs de l’institution. Les utilisatrices et utilisateurs qui décident d’interagir avec l’institution par l’entremise des médias sociaux devraient prendre connaissance de la Nétiquette, des modalités de fonctionnement et des politiques de confidentialité de ces plateformes numériques.

Les commentaires écrits dans les médias sociaux sont publics. Il est fortement déconseillé d’y publier des renseignements personnels. L’institution ne recueille aucun renseignement personnel sur les médias sociaux.

Communication des renseignements personnels à un tiers au Québec ou à l’extérieur du Québec

L’institution ne peut pas communiquer des renseignements personnels à des tiers sans le consentement de la personne concernée, sauf dans les cas prévus par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, la Loi électorale, la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités et la Loi sur les élections scolaires visant certains membres des conseils d’administration des centres de services scolaires anglophones.

Pour obtenir plus d’information, vous pouvez consulter le Registre des communications de renseignements personnels qui présente les renseignements personnels que nous échangeons avec des organismes publics sans le consentement des personnes concernées. Il décrit également les renseignements personnels utilisés à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis.

Aucun membre du personnel ne peut communiquer ou permettre que soient communiqués des renseignements personnels à moins d’y être autorisé par l’institution, uniquement si le cadre légal le permet, selon la nature des renseignements concernés.

Le cas échéant, la personne concernée est informée du nom des tiers ou des catégories de tiers à qui nous devons communiquer les renseignements aux fins visées et de la possibilité que les renseignements soient communiqués à l’extérieur du Québec.

Selon les actions prévues dans un contexte électoral ou institutionnel, l’institution détermine les processus à suivre et les mesures à mettre en place afin de respecter la confidentialité des renseignements personnels et de les communiquer de manière légitime.

La confidentialité et la sécurité des renseignements personnels

La protection des renseignements personnels est une priorité pour l’institution ; c’est pourquoi elle doit en protéger l’accès physique et technologique.

L’institution anticipe et évalue les principaux risques susceptibles de survenir en matière de protection des renseignements personnels afin de prévenir les incidents susceptibles d’avoir un impact sur la confidentialité ou sur l’intégrité de l’information détenue, conformément aux pratiques exemplaires en la matière.

L’institution prend les mesures de sécurité nécessaires pour assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués et conservés. Elle prend les mesures qui s’imposent en fonction de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support, jusqu’à leur destruction, conformément aux dispositions législatives applicables et aux règles de conservation des documents qu’elle a établies. Le calendrier de conservation des documents institutionnels est utilisé comme référence en l’absence de règles précises sur les renseignements personnels détenus.

Lorsque les fins pour lesquelles des renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés sont accomplies, l’institution peut les conserver sous une forme anonymisée pour les utiliser à des fins d’intérêt public, conformément à l’article 73 de la Loi sur l’accès. Cette anonymisation est irréversible, de sorte qu’il n’est plus possible d’identifier une personne, directement ou indirectement.

Un processus de gestion des incidents de sécurité et de confidentialité est en place afin d’en limiter les répercussions et d’éviter leur survenance. S’il survient un incident lié à un risque de préjudice sérieux à l’égard des personnes concernées, celles-ci seront avisées. Un avis lié à l’incident sera rapidement transmis à la Commission d’accès à l’information du Québec, conformément au cadre règlementaire applicable.

Initiatives de formation et de sensibilisation

L’institution s’assure d’une compréhension commune de la portée des règles de gouvernance relatives aux renseignements personnels et des obligations qui en découlent auprès des membres de son personnel. À cet effet, tous les documents en matière de protection des renseignements personnels (politiques, cadres de gestion, directives, guides et actualités) sont publiés sur le site intranet de l’institution.

Une formation obligatoire sur la protection des renseignements personnels est offerte à tous les nouveaux membres du personnel lors de leur entrée en fonction. Des rappels ponctuels sont aussi effectués pour aider les membres du personnel à approfondir leurs connaissances à l’égard du respect de la vie privée ; à acquérir les bons réflexes pour reconnaître les menaces en matière de sécurité de l’information, notamment sous l’angle de la cybersécurité dans un contexte de télétravail ; et à adopter les comportements nécessaires pour protéger les renseignements personnels qu’ils détiennent dans le cadre de leurs fonctions.

Sécurité du réseau

Dans le but d’assurer la sécurité des sites Web, l’institution reçoit l’adresse IP de l’ordinateur utilisé par un visiteur, la date et l’heure de sa visite ainsi que les pages visitées.

Ces données sont nécessaires afin de surveiller le trafic sur le réseau, de détecter toute tentative non autorisée de modifier des renseignements et d’éviter tout dommage aux systèmes d’information.

Liens vers d’autres sites

Les sites Web d’Élections Québec et de la Commission de la représentation électorale contiennent des liens menant à d’autres sites qui ne relèvent pas de l’institution. Lorsqu’une personne visite ces sites, ses renseignements personnels ne sont pas assujettis à la politique de l’institution.

Les utilisateurs sont invités à prendre connaissance de la politique de confidentialité de ces sites avant de fournir leurs renseignements personnels.

Droits de la personne concernée par les renseignements personnels

Refus de la collecte de renseignements personnels

Le consentement à la collecte des renseignements personnels ainsi qu’à leur utilisation ou à leur communication aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis est implicite lorsque les renseignements personnels sont fournis d’emblée dans le cadre d’une communication écrite, verbale ou autre avec l’institution.

Une personne peut refuser en tout temps la collecte, l’utilisation et la communication de ses renseignements personnels par l’institution. Elle peut aussi retirer son consentement, même lorsqu’il est présumé.

Le refus ou le retrait du consentement peut être fait verbalement ou par écrit, avant ou après la collecte, en communiquant avec la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :

L’institution peut refuser d’offrir un service ou de répondre à une demande lors d’un refus ou du retrait d’un consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’offre du service ou pour répondre à la demande de la personne.

En cas de retrait du consentement, selon les circonstances, les renseignements personnels recueillis peuvent être conservés, si nécessaire, conformément au calendrier de conservation des documents institutionnels.

Accès et rectification

La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels prévoit que toute personne a le droit d’être informée qu’un organisme public ou une entreprise détient des renseignements personnels la concernant.

L’accès aux renseignements personnels détenus sur une personne par Élections Québec et par la CRE peut faire l’objet d’une demande d’accès ou d’une demande de rectification par la personne concernée.

Pour ce faire, la personne doit transmettre une demande à madame Suzanne Naud, responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels de l’institution, aux coordonnées suivantes :

Traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels

Pour déposer une plainte liée au non-respect de la Politique sur la confidentialité ou concernant les autres règles de gouvernance d’Élections Québec relatives à la protection des renseignements personnels, une personne peut utiliser le formulaire de plainte ou nous joindre par téléphone.