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Description du fichier de renseignements personnels
Ce fichier contient des renseignements sur les personnes qui ont soumis leur candidature pour être membres de la Table citoyenne au cours du dernier appel de candidatures (dossiers des personnes candidates et des candidats retenus). Il contient aussi des renseignements sur les membres de la Table citoyenne et sur les membres substituts qui ont été sélectionnés (dossiers des membres). Il comprend aussi la liste d’envoi associée à l’infolettre de la Table citoyenne.
Unités administratives responsables :
- Service des communications institutionnelles (liste d’envoi pour la Table citoyenne)
- Service de la recherche, de la planification et de la coopération internationale (dossiers des membres, des personnes candidates et des candidats retenus)
- Service des ressources financières et de la gestion contractuelle (dossier des membres et des candidats retenus)
Nombre approximatif de personnes répertoriées :
- 1155 candidatures (dossiers des personnes candidates)
- 12 personnes qualifiées pour la dernière étape de la sélection (dossiers des candidats retenus)
- 22 candidates et candidats sélectionnés comme membres de la Table citoyenne ou comme membres substituts (dossiers des membres)
Collecte de renseignements
Catégories de renseignements personnels
- Renseignements relatifs à l’identité
- Renseignements relatifs à la formation ou à l’éducation (dossiers des personnes candidates, des candidats retenus et dossiers des membres)
- Renseignements financiers (dossiers des candidats retenus et des membres)
Catégories de personnes concernées
- Candidates et candidats
- Membres et substituts de la Table citoyenne
- Toute personne ayant indiqué souhaiter recevoir de l’information sur la Table citoyenne (liste d’envoi)
Source des renseignements
- Personne concernée
Principaux renseignements d’identification
- Nom
- Genre
- Adresse du domicile
- Numéro de téléphone
- Courriel
- Numéro d’assurance sociale
Utilisation des renseignements
Finalité principale
- Gestion de la Table citoyenne
Finalité secondaire
- Aucune
Personnes ayant accès aux renseignements
Dossiers des personnes candidates
- Personnel autorisé du Secrétariat général
Dossiers des candidates et candidats retenus et dossiers des membres
- Personnel autorisé de la Direction des services à la gestion
- Personnel autorisé du Secrétariat général
Liste d’envoi
- Personnel autorisé du Secrétariat général
- Personnel autorisé de la Direction des communications et des affaires publiques
Documents des comités
- Personnel autorisé de l’équipe de la gestion documentaire
Communication des renseignements
Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements
- Aucune communication
Sécurité de l’information
Mesures mises en place
- Sécurité physique
- Environnement réseau sécurisé
- Contrôle de l’accès aux données informatiques
- Destruction sécuritaire
- Journalisation des accès
- Application d’une politique de sécurité
Conservation des renseignements
Supports physiques utilisés
- Papier
- Électronique
Localisation
- Bureaux d’Élections Québec
- Centre d’archives d’Élections Québec
Durée de conservation des renseignements
| Code/règle | Titre | Actif | Semi-actif | Inactif |
|---|---|---|---|---|
| 01750 | Comités et rencontres en matière électorale | 4 ans, à l’exception des documents des concours, qui sont détruits après leur période active | 5 ans | Échantillonné : conservation de tous les documents des comités, à l’exception des documents de logistique |
| 04300 | Comptabilité | 2 ans | 5 ans | Détruit |