Fichier 23 – Dossiers des candidats et des membres de la table citoyenne

Description du fichier de renseignements personnels

Ce fichier contient des renseignements sur les personnes qui ont soumis leur candidature pour être membres de la Table citoyenne au cours du dernier appel de candidatures (dossiers des personnes candidates et des candidats retenus). Il contient aussi des renseignements sur les membres de la Table citoyenne et sur les membres substituts qui ont été sélectionnés (dossiers des membres). Il comprend aussi la liste d’envoi associée à l’infolettre de la Table citoyenne.

Unités administratives responsables :

• Service des communications institutionnelles (liste d’envoi pour la Table citoyenne)
• Service de la recherche, de la planification et de la coopération internationale (dossiers des membres, des personnes candidates et des candidats retenus)
• Service des ressources financières et de la gestion contractuelle (dossier des membres et des candidats retenus)

Nombre approximatif de personnes répertoriées :

• 1155 candidatures (dossiers des personnes candidates)
• 12 personnes qualifiées pour la dernière étape de la sélection (dossiers des candidats retenus)
• 22 candidates et candidats sélectionnés comme membres de la Table citoyenne ou comme membres substituts (dossiers des membres)

Collecte de renseignements

Catégories de renseignements personnels

• Renseignements relatifs à l’identité
• Renseignements relatifs à la formation ou à l’éducation (dossiers des personnes candidates, des candidats retenus et dossiers des membres)
• Renseignements financiers (dossiers des candidats retenus et des membres)

Catégories de personnes concernées

• Candidates et candidats
• Membres et substituts de la Table citoyenne
• Toute personne ayant indiqué souhaiter recevoir de l’information sur la Table citoyenne (liste d’envoi)

Source des renseignements

• Personne concernée

Principaux renseignements d’identification

• Nom
• Genre
• Adresse du domicile
• Numéro de téléphone
• Courriel
• Numéro d’assurance sociale

Utilisation des renseignements

Finalité principale

• Gestion de la Table citoyenne

Finalité secondaire

• Aucune

Personnes ayant accès aux renseignements

Dossiers des personnes candidates

• Personnel autorisé du Secrétariat général

Dossiers des candidates et candidats retenus et dossiers des membres

• Personnel autorisé de la Direction des services à la gestion
• Personnel autorisé du Secrétariat général

Liste d’envoi

• Personnel autorisé du Secrétariat général
• Personnel autorisé de la Direction des communications et des affaires publiques

Documents des comités

• Personnel autorisé de l’équipe de la gestion documentaire

Communication des renseignements

Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements

• Aucune communication

Sécurité de l’information

Mesures mises en place

• Sécurité physique
• Environnement réseau sécurisé
• Contrôle de l’accès aux données informatiques
• Destruction sécuritaire
• Journalisation des accès
• Application d’une politique de sécurité

Conservation des renseignements

Supports physiques utilisés

• Papier
• Électronique

Localisation

• Bureaux d’Élections Québec
• Centre d’archives d’Élections Québec

Durée de conservation des renseignements