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Description du fichier de renseignements personnels
Ce fichier comprend des renseignements concernant les personnes qui communiquent avec le centre de renseignements, notamment pour des demandes d’information, pour des plaintes ainsi que pour des inscriptions ou des modifications à la liste électorale permanente.
Unité administrative responsable : Service de l’information aux clientèles et de la gestion documentaire
Nombre approximatif de personnes répertoriées : variable
Collecte de renseignements
Catégories de renseignements personnels
- Renseignements relatifs à l’identité
- Renseignements relatifs à l’emploi
Catégories de personnes concernées
- Électrices et électeurs
- Personnel électoral
Source des renseignements
- Personne concernée
- Conjointe, conjoint, parent ou personne qui cohabite avec une électrice ou un électeur, conformément à l’article 204 de la Loi électorale, à l’article 131 de la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités ou à l’article 58.3 de la Loi sur les élections scolaires visant certains membres des conseils d’administration des centres de services scolaires anglophones
Principaux renseignements d’identification
- Nom
- Date de naissance
- Adresse du domicile
- Numéro de téléphone
- Courriel
- Numéro d’assurance sociale des membres du personnel électoral
Utilisation des renseignements
Finalité principale
- Gestion des demandes au centre de renseignements
Finalité secondaire
- Rémunération ou production de relevés d’emploi ou de feuillets fiscaux pour les membres du personnel électoral
Personnes ayant accès aux renseignements
- Personnel du centre de renseignements
- Personnel autorisé de la Direction des services à la gestion
Communication des renseignements
Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements
- Aucune communication
Sécurité de l’information
Mesures mises en place
- Sécurité physique
- Environnement réseau sécurisé
- Contrôle de l’accès aux données informatiques
- Destruction sécuritaire
- Journalisation des accès
- Application d’une politique de sécurité
Conservation des renseignements
Supports physiques utilisés
- Électronique
Localisation
- Bureaux d’Élections Québec
- Serveur du prestataire de services de téléphonie infonuagique
Durée de conservation des renseignements
| Code/règle | Titre | Actif | Semi-actif | Inactif |
|---|---|---|---|---|
| 08750 | Guides et outils de travail du CRENS | Les documents relatifs aux activités courantes d’Élections Québec sont conservés jusqu’à leur remplacement par une nouvelle version; les documents relatifs à un événement électoral sont conservés jusqu’au prochain événement | 5 ans, seulement pour les documents relatifs à un événement électoral | Détruit |