Fichier 19 – Système automatisé de gestion des informations sur le personnel (SAGIP)

Description du fichier de renseignements personnels

Ce fichier contient des renseignements servant à la gestion et à la rémunération du personnel de la fonction publique.

Unité administrative responsable : Service des ressources humaines

Nombre approximatif de personnes répertoriées : 850 personnes

Collecte de renseignements

Catégories de renseignements personnels

• Renseignements relatifs à l’identité
• Renseignements financiers
• Renseignements relatifs à l’emploi

Catégories de personnes concernées

• Personnel d’Élections Québec

Source des renseignements

• Membre du personnel concerné
• Autres ministères ou organismes, lors de mutations
• Service de la rémunération du ministère de la Cybersécurité et du Numérique
• Service de la rémunération de la Direction des services à la gestion d’Élections Québec

Principaux renseignements d’identification

• Nom
• Date de naissance
• Adresse du domicile
• Numéro d’assurance sociale

Utilisation des renseignements

Finalité principale

• Rémunération du personnel d’Élections Québec, en application des lois suivantes :
  • Loi sur la fonction publique
  • Loi électorale

Finalité secondaire

• Production de statistiques
• Application des conventions collectives

Personnes ayant accès aux renseignements

• Personnel autorisé du Service des ressources humaines
• Personnel autorisé du Service des ressources financières et de la gestion contractuelle

Communication des renseignements

Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements

• Ministère de la Cybersécurité et du Numérique
• Autre ministère ou organisme, lors d’une mutation

Sécurité de l’information

Mesures mises en place

• Sécurité physique
• Environnement réseau sécurisé
• Contrôle de l’accès aux données informatiques
• Destruction sécuritaire
• Journalisation des accès
• Application d’une politique de sécurité

Conservation des renseignements

Supports physiques utilisés

• Papier
• Électronique

Localisation

• Bureaux d’Élections Québec
• Ministère de la Cybersécurité et du Numérique

Durée de conservation des renseignements