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Description du fichier de renseignements personnels
Le Service des ressources financières utilise une gamme de systèmes pour soutenir l’optimisation des processus de gestion en matière de ressources financières, matérielles et humaines. Ces systèmes contiennent des renseignements personnels concernant des membres du personnel; des fournisseurs; des donatrices et des donateurs; des représentantes officielles et des représentants officiels des partis politiques autorisés; ainsi que des représentantes financières et des représentants financiers des personnes candidates.
Unité administrative responsable : Service des ressources financières et de la gestion contractuelle
Nombre approximatif de personnes répertoriées : 8 500 fournisseurs et personnes
Collecte de renseignements
Catégories de renseignements personnels
- Renseignements relatifs à l’identité
- Renseignements financiers
Catégories de personnes concernées
- Personnel d’Élections Québec
- Personnel électoral
- Représentantes officielles et représentants officiels de partis politiques
- Représentantes financières et représentants financiers de personnes candidates
- Donatrices ou donateurs
- Fournisseurs
Source des renseignements
- Personne concernée
- Membres du personnel
- Directrice ou directeur du scrutin
- Personnes candidates
- Partis politiques
- Autres ministères ou organismes
- Fournisseurs
Principaux renseignements d’identification
- Nom
- Prénom
- Numéro d’assurance sociale
- Date de naissance
- Adresse
- Nom de famille de la mère à la naissance
Utilisation des renseignements
Finalité principale
- En vue de l’application des lois suivantes :
Finalité secondaire
- Encaissement de contributions politiques par prélèvement de débit autorisé mensuel
- Versements aux représentantes officielles et représentants officiels des partis politiques ainsi qu’aux représentantes financières et représentants financiers des personnes candidates
- Versements aux membres du personnel (corrections de paie, paiements urgents, remplacements de chèques, arrêts de paiement)
Personnes ayant accès aux renseignements
- Personnel autorisé du Service des ressources humaines
- Personnel autorisé du Service des ressources financières et de la gestion contractuelle
Communication des renseignements
Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements
- Infrastructures technologiques Québec
- Autre ministère ou organisme, lors d’une mutation
- Banque Nationale
- Ministère des finances
- Institutions bancaires
Sécurité de l’information
Mesures mises en place
- Sécurité physique
- Environnement réseau sécurisé
- Contrôle de l’accès aux données informatiques
- Destruction sécuritaire
- Journalisation des accès
- Application d’une politique de sécurité
Conservation des renseignements
Supports physiques utilisés
- Papier
- Électronique
Localisation
- Bureaux d’Élections Québec
- Ministère de la Cybersécurité et du Numérique
Durée de conservation des renseignements
| Code/règle | Titre | Actif | Semi-actif | Inactif |
|---|---|---|---|---|
| 04300 | Comptabilité | 2 ans | 5 ans | Détruit |
| 04310 | Paiement des activités électorales | Jusqu’à la fin des prochaines élections générales (y compris pour les paiements liés à des élections partielles) | 4 ans | Détruit |
| 04400 | Comptes bancaires et cartes de crédit | Jusqu’au remplacement ou tant que le document est utile | 5 ans | Détruit |
| 04800 | Gestion financière des contributions politiques | 2 ans, à l’exception des documents relatifs aux débits préautorisés dans les comptes des donatrices et donateurs, qui sont conservés tant que les autorisations de prélèvements sont en vigueur | 5 ans | Détruit |