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Description du fichier de renseignements personnels
Ce fichier contient des renseignements sur la gestion des concours, des promotions offertes à la suite de la réévaluation d’un emploi, des processus de qualification particuliers et des processus de dotation des emplois (affectation, promotion, mutation et recrutement). Il contient également les offres de service spontanées.
Unité administrative responsable : Service des ressources humaines
Nombre approximatif de personnes répertoriées : 350 personnes
Collecte de renseignements
Catégories de renseignements personnels
- Renseignements relatifs à l’identité
- Renseignements relatifs à la formation ou à l’éducation
- Renseignements relatifs à l’emploi
Catégories de personnes concernées
- Personnel d’Élections Québec
- Personnes candidates à un emploi
Source des renseignements
- Personne concernée
- Membre du personnel
Principaux renseignements d’identification
- Nom
- Date de naissance
- Numéro de téléphone
- Trois derniers chiffres du numéro d’assurance sociale
- Numéro d’employée ou d’employé SAGIR
- Coordonnées bancaires
Utilisation des renseignements
Finalité principale
- Embauche du personnel d’Élections Québec, en application des lois suivantes :
Finalité secondaire
- Aucune
Personnes ayant accès aux renseignements
- Personnel autorisé du Service des ressources humaines
- Personnel de la rémunération de la Direction des services à la gestion
Communication des renseignements
Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements
- Ministère de la Cybersécurité et du Numérique (rémunération et assurance)
Sécurité de l’information
Mesures mises en place
- Sécurité physique
- Environnement réseau sécurisé
- Contrôle de l’accès aux données informatiques
- Destruction sécuritaire
- Journalisation des accès
- Application d’une politique de sécurité
Conservation des renseignements
Supports physiques utilisés
- Papier
- Électronique
Localisation
- Bureaux d’Élections Québec
Durée de conservation des renseignements
| Code/règle | Titre | Actif | Semi-actif | Inactif |
|---|---|---|---|---|
| 06210 | Banque de candidatures spontanées | 1 an | 0 | Détruit |
| 06230 | Recrutement ou promotion | 6 mois après la fin de la validité de la liste de personnes qualifiées ou de la banque de candidatures, à l’exception des dossiers de candidatures refusées (échecs, absences) | 3 ans | Détruit |
| 06240 | Affectation ou mutation | 1 an | 3 ans | Détruit |