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Description du fichier de renseignements personnels
Ce fichier comprend les dossiers du personnel régulier, temporaire et occasionnel ainsi que des étudiantes, étudiants et stagiaires. Il contient également les renseignements relatifs à l’assiduité du personnel.
Unité administrative responsable : Service des ressources humaines
Nombre approximatif de personnes répertoriées : 350 personnes
Collecte de renseignements
Catégories de renseignements personnels
- Renseignements relatifs à l’identité
- Renseignements relatifs à la formation ou à l’éducation
- Renseignements financiers
- Renseignements relatifs à l’emploi
Catégories de personnes concernées
- Personnel d’Élections Québec
Source des renseignements
- Personne concernée
- Élections Québec
- Ministère de la Cybersécurité et du Numérique (rémunération)
Principaux renseignements d’identification
- Nom
- Adresse du domicile
- Date de naissance
- Numéro de téléphone
- Numéro d’assurance sociale
Utilisation des renseignements
Finalité principale
- Gestion du personnel d’Élections Québec, en application des lois suivantes :
Finalité secondaire
- Aucune
Personnes ayant accès aux renseignements
- Personnel autorisé du Service des ressources humaines
- Personnel autorisé de l’équipe de la gestion documentaire
Communication des renseignements
Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements
- Aucune communication
Sécurité de l’information
Mesures mises en place
- Sécurité physique
- Environnement réseau sécurisé
- Contrôle de l’accès aux données informatiques
- Destruction sécuritaire
- Journalisation des accès
- Application d’une politique de sécurité
Conservation des renseignements
Supports physiques utilisés
- Papier
- Électronique
Localisation
- Bureaux d’Élections Québec
- Centre d’archives d’Élections Québec
Durée de conservation des renseignements
| Code/règle | Titre | Actif | Semi-actif | Inactif |
|---|---|---|---|---|
| 06310 | Personnel régulier ou occasionnel – volet carrière, rémunération et assiduité | Jusqu’au départ de l’employée ou de l’employé, à l’exception des documents relatifs aux avertissements ou aux réprimandes, qui sont retirés du dossier et détruits s’ils n’ont pas été suivis, dans les 12 mois suivants, d’un autre avertissement écrit, d’une autre réprimande, d’une suspension ou d’un congédiement | 75 ans après la date de naissance, 6 ans après le décès ou, dans les cas de retraite tardive (70 ans et plus), 6 ans après la date de la retraite | Échantillonné : conservation de tous les documents de nomination du directeur général des élections |
| 06340 | Étudiantes, étudiants et stagiaires | Jusqu’au départ de l’étudiante, étudiant ou stagiaire | 7 ans | Détruit |
| 06310 | Personnel régulier, temporaire ou occasionnel | Jusqu’au départ de l’employé, à l’exception des documents relatifs aux avertissements ou aux réprimandes, qui sont retirés du dossier de l’employé et détruits s’ils n’ont pas été suivis, dans les 12 mois suivants, d’un autre avertissement écrit, d’une autre réprimande, d’une suspension ou d’un congédiement | 75 ans après la date de naissance de l’employé, 6 ans après le décès de l’employé ou, dans les cas de retraite tardive (70 ans et plus), 6 ans après la date de la retraite | Échantillonné : conservation de tous les documents de nomination du directeur général des élections |