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Description du fichier de renseignements personnels
Le fichier des entités politiques autorisées contient des renseignements concernant :
- Les candidates et candidats indépendants (aux élections provinciales, municipales ou scolaires) ainsi que les députées et députés indépendants (aux élections provinciales) qui ont demandé une autorisation pour solliciter ou recueillir des contributions, pour effectuer des dépenses électorales ou pour contracter des emprunts;
- Les électrices et les électeurs qui ont demandé une autorisation à titre d’intervenant particulier afin d’effectuer certaines dépenses de publicité au cours d’une période électorale provinciale, municipale ou scolaire;
- Les personnes exerçant des fonctions pour des candidats indépendants autorisés et pour des députés indépendants autorisés;
- Des membres de partis politiques ou des personnes occupant des fonctions au sein de partis politiques provinciaux ou municipaux;
- Les personnes candidates à une course à la direction d’un parti politique, les personnes exerçant des fonctions pour celles-ci ainsi que les personnes exerçant des fonctions relatives au déroulement de la course et à la tenue du scrutin.
Unité administrative responsable : Service du Registre, de la coordination et de la gestion des contributions politiques
Nombre approximatif de personnes répertoriées : indéterminé
Collecte de renseignements
Catégories de renseignements personnels
- Renseignements relatifs à l’identité
Catégories de personnes concernées
- Électrices et électeurs
- Représentantes officielles, représentants officiels, agentes officielles et agents officiels
- Chefs de parti
- Députées et députés indépendants autorisés
- Candidates et candidats indépendants autorisés
- Intervenants particuliers
- Membres d’un parti politique
- Personnes candidates à la direction d’un parti politique et personnel électoral du parti
- Représentantes financières et représentants financiers
Source des renseignements
- Personne concernée
- Personnes candidates
- Partis politiques
- Directrices et directeurs du scrutin
- Présidentes et présidents d’élection
- Directrices générales et directeurs généraux des commissions scolaires
- Trésorières et trésoriers d’une municipalité
- Représentantes financières et représentants financiers
Principaux renseignements d’identification
- Nom
- Adresse du domicile
- Numéro de téléphone
- Courriel
Utilisation des renseignements
Finalité principale
- Autorisation des entités politiques, en application des lois suivantes :
Finalité secondaire
- Aucune
Personnes ayant accès aux renseignements
- Personnel autorisé de la Direction du financement politique et des affaires juridiques
- Personnel autorisé de l’équipe de la gestion documentaire
Communication des renseignements
Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements
- Aucune communication
Sécurité de l’information
Mesures mises en place
- Sécurité physique
- Environnement réseau sécurisé
- Contrôle de l’accès aux données informatiques
- Destruction sécuritaire
- Journalisation des accès
- Application d’une politique de sécurité
Conservation des renseignements
Supports physiques utilisés
- Papier
- Électronique
Localisation
- Bureaux d’Élections Québec
- Centre d’archives d’Élections Québec
Durée de conservation des renseignements
| Code/règle | Titre | Actif | Semi-actif | Inactif |
|---|---|---|---|---|
| 12110 | Autorisation des entités politiques provinciales |
Jusqu’au retrait, à l’exception des listes de membres des partis, qui sont conservées pendant sept ans à l’état actif, puis détruites; les listes de candidats indépendants autorisés et d’intervenants particuliers sont conservées jusqu’au 31 décembre de l’année civile suivant celle qui comprend le jour fixé pour le scrutin; les listes de députés indépendants autorisés sont conservées jusqu’à la date d’expiration de l’autorisation du député indépendant |
7 ans | Tri : conservation de l’ensemble des documents, à l’exception des listes de membres (sauf si la dernière version de la liste a servi de motif au retrait de l’autorisation d’un parti politique) |
| 12210 | Autorisation des entités politiques municipales |
Jusqu’au retrait, à l’exception des listes de membres des partis, qui sont conservées pendant sept ans à l’état actif, puis détruites; les listes de candidats indépendants autorisés et d’intervenants particuliers sont conservées jusqu’au 31 décembre de l’année civile suivant celle qui comprend le jour fixé pour le scrutin |
7 ans | Tri : conservation de l’ensemble des documents, à l’exception des listes de membres (sauf si la dernière version de la liste a servi de motif au retrait de l’autorisation d’un parti politique) |
| 12310 | Autorisation des entités scolaires | Jusqu’au 31 décembre de l’année civile suivant celle qui comprend le jour du scrutin | 7 ans | Détruit |