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Description du fichier de renseignements personnels
La liste électorale permanente contient les renseignements permettant d’identifier les électrices et les électeurs du Québec qui y sont inscrits. Elle est principalement utilisée pour produire les listes électorales nécessaires à la tenue d’un scrutin provincial, municipal ou scolaire.
Unité administrative responsable : Service de la gestion des territoires et de la liste électorale permanente
Nombre approximatif de personnes répertoriées : 7 117 907 personnes
Collecte de renseignements
Catégories de renseignements personnels
- Renseignements relatifs à l’identité
Catégories de personnes concernées
- Électrices et électeurs
Source des renseignements
- Personne concernée
- Recensement électoral de 1995
- Régie de l’assurance maladie du Québec
- Service québécois de changement d’adresse
- Ministère de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté du Canada
- Commission permanente de révision
- Curateur public du Québec
- Élections Canada
- Commissions scolaires
- Municipalités
Principaux renseignements d’identification
- Nom
- Adresse du domicile
- Date de naissance
- Sexe
- Historique des adresses
- Numéro de téléphone (électrices et électeurs inscrits au vote hors Québec seulement)
- Numéro de télécopieur (électrices et électeurs inscrits au vote hors Québec seulement)
- Adresse courriel (électrices et électeurs inscrits au vote hors Québec seulement)
- Numéro de cellulaire et adresse courriel des personnes qui se sont inscrites pour recevoir les notifications relatives aux prochaines élections (campagne « À ton tour »)
Utilisation des renseignements
Finalité principale
- Production des listes électorales, lors d’une élection, en application des lois suivantes :
Finalité secondaire
- Vérification de la qualité d’électeur d’une donatrice ou d’un donateur à une entité autorisée
- Vérification de la qualité d’électeur des membres des partis politiques
- Vérification de la qualité d’électeur des représentantes officielles, des représentants officiels, de leurs déléguées et de leurs délégués
- Obtention de la dernière adresse du personnel électoral à des fins de rémunération, au besoin
- Vérification, enquête et poursuite liées à l’application de la Loi électorale, de la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités ou de la Loi sur les élections scolaires
- Production de statistiques
Personnes ayant accès aux renseignements
- Personnel autorisé du Service de la gestion des territoires et de la liste électorale permanente
- Personnel autorisé et membres de la Commission permanente de révision
- Personnel autorisé du Service des scrutins municipaux et scolaires
- Personnel autorisé du Service de l’information aux clientèles et de la gestion documentaire
- Personnel autorisé du centre d’archives d’Élections Québec
- Personnel autorisé de la Direction du financement politique et des affaires juridiques
- Personnel autorisé du Service de la conformité en financement politique provincial
- Personnel autorisé du Service de la conformité en financement politique municipal et scolaire
- Personnel autorisé du Service du Registre, de la coordination et de la gestion des contributions politiques
- Personnel autorisé du Service des affaires juridiques
- Personnel autorisé du Service de la vérification et des enquêtes
- Personnel autorisé du Service des ressources matérielles
- Personnel autorisé de la Direction des technologies de l’information
- Personnel autorisé de la Direction des services à la gestion
Communication des renseignements
Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements
- Ministère de la Justice du Québec (confection des listes de jurés)
- Présidentes et présidents d’élection, lors d’un événement (municipalités et commissions scolaires anglophones)
- Députées et députés de l’Assemblée nationale
- Partis politiques provinciaux autorisés
- Élections Canada
Sécurité de l’information
Mesures mises en place
- Sécurité physique
- Environnement réseau sécurisé
- Contrôle de l’accès aux données informatiques
- Destruction sécuritaire
- Journalisation des accès
- Application d’une politique de sécurité
- Signature annuelle d’un engagement à la confidentialité pour tous les membres du personnel ayant accès à la liste électorale permanente
- Signature d’un engagement à la confidentialité par les personnes candidates, les députées, les députés et les personnes désignées par les partis politiques
Conservation des renseignements
Supports physiques utilisés
- Papier
- Électronique
Localisation
- Bureaux d’Élections Québec
- Centre d’archives d’Élections Québec
Durée de conservation des renseignements
| Code/règle | Titre | Actif | Semi-actif | Inactif | Remarques |
|---|---|---|---|---|---|
| 10210 | Échanges d’information relative au registre des électeurs | Tant qu’utile | 10 ans |
Détruit |
Les copies des données du registre sont dépersonnalisées et déplacées pour servir de données statistiques |
| 10410 | Échanges d’information relative à la liste électorale lors d’un événement | Jusqu’à la fin de l’événement électoral, à l’exception des documents relatifs aux électeurs hors Québec, qui sont conservés à l’état actif 10 ans après leur retour au Québec, puis détruits | 10 ans | Trié (R1) |
R1 : Les documents de synthèse, les tableaux statistiques ainsi que les dernières listes électorales numériques produites pour le vote hors Québec et pour le vote des électeurs détenus sont conservés au centre d’archives d’Élections Québec |
| 10630 | Vérification des renseignements relatifs à un électeur traités par la Commission permanente de révision | 10 ans | 0 | Détruit | |
| 10640 | Vérification des électeurs décédés ou considérés comme inaptes | Tant qu’utile | 5 ans | Détruit |