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Fichier 23 - Dossiers des candidats et des membres de la table citoyenne

Description du fichier de renseignements personnels

Ce fichier contient des renseignements sur les personnes qui ont soumis leur candidature pour être nommées membres de la Table citoyenne au cours du dernier appel de candidatures (dossier des candidats). Il contient aussi des renseignements sur les membres de la Table citoyenne et sur les membres substituts qui ont été sélectionnés (dossier des membres).

Unités administratives responsables :

  • Service des ressources humaines (dossier des candidats)
  • Service de la recherche, de la planification et de la coopération internationale (dossier des membres et liste d’envoi)
  • Service des ressources financières et de la gestion contractuelle (dossier des membres)

Nombre approximatif de personnes répertoriées : 0 candidature (dossier des personnes candidates*) et 24 candidates et candidats retenues ou qualifiées à la dernière étape de la sélection (dossier des membres).

* Ce dossier ne contient actuellement aucun fichier, puisque ceux liés au dernier appel de candidatures de 2017 ont été détruits.

Collecte de renseignements

Catégories de renseignements personnels

  • Renseignements relatifs à l’identité
  • Renseignements relatifs à la formation ou à l’éducation (pour les candidates, les candidats et les membres)
  • Renseignements financiers (pour les membres)

Catégories de personnes concernées

  • Candidates et candidats
  • Membres et membres substituts de la Table citoyenne
  • Toute personne ayant indiqué souhaiter recevoir de l’information sur la Table citoyenne (liste d’envoi)

Source des renseignements

  • Personne concernée

Principaux renseignements d’identification

  • Nom
  • Sexe
  • Adresse du domicile
  • Numéro de téléphone
  • Courriel
  • Numéro d’assurance sociale

Utilisation des renseignements

Finalité principale

  • Gestion de la Table citoyenne

Finalité secondaire

  • Aucune

Personnes ayant accès aux renseignements

  • Dossiers des candidats
    • Le personnel autorisé du Service des ressources humaines
  • Dossiers des membres
    • Le personnel autorisé de la Direction des services à la gestion
    • Le personnel autorisé du Secrétariat général
  • Liste d’envoi
    • Le personnel autorisé du Secrétariat général
    • Le personnel autorisé de la Direction des communications et des affaires publiques

Communication des renseignements

Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements

  • Aucun

Sécurité de l'information

Mesures mises en place

  • Sécurité physique
  • Environnement réseau sécurisé
  • Contrôle de l’accès aux données informatiques
  • Destruction sécuritaire
  • Journalisation des accès
  • Application d'une politique de sécurité

Conservation des renseignements

Supports physiques utilisés

  • Papier
  • Électronique

Localisation

  • Bureaux d’Élections Québec
  • Serveur du prestataire de services

Durée de conservation des renseignements

Code

Règle

Titre

Actif

Semi-actif

Inactif

01181

1018

Gestion des dossiers des candidats retenus et des candidats qualifiés à la dernière étape

1 an après la fin du concours

2 ans

Destruction

01181

1019

Gestion des dossiers des candidats non retenus

1 an après la fin du concours

0

Destruction

01182

1014

Gestion des dossiers des membres de la Table citoyenne – Volet individuel

Jusqu’au remplacement, plus 1 an

5 ans

Conservation

01183

1015

Gestion des dossiers des membres de la Table citoyenne – Volet financier

1 an

6 ans

Destruction

Durée de conservation des renseignements sur support électronique

Durée prévue au calendrier de conservation

Date de la dernière révision : 16 mars 2020