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Fichier 20 - Gestion des cartes et des contrôles d’accès aux édifices

Description du fichier de renseignements personnels

Ce fichier contient des renseignements sur les détenteurs de carte d’accès aux édifices d’Élections Québec. Contient également les renseignements sur l’utilisation des cartes (date et heure d’entrée et sortie) pour chacun des détenteurs

Unité administrative responsable : Service des ressources matérielles

Nombre approximatif de personnes répertoriées : 350 personnes

Collecte de renseignements

Catégories de renseignements personnels

  • Renseignements relatifs à l’identité
  • Date et heure d’entrée et sortie

Catégories de personnes concernées

  • Personnel d’Élections Québec
  • Fournisseurs
  • Gardiens de sécurité
  • Consultant

Source des renseignements

  • La personne concernée
  • Membre du personnel

Principaux renseignements d’identification

  • Nom
  • Unité administrative de l’employé
  • Nom de l’employeur

Utilisation des renseignements

Finalité principale

  • Sécurité des personnes et de l’édifice

Finalité secondaire

  • Gestion des ressources humaines

Personnes ayant accès aux renseignements

  • Le personnel autorisé de la division de la gestion des locaux (Service des ressources matérielles)

Communication des renseignements

Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements

  • Gardiens de sécurité

Sécurité de l'information

Mesures mises en place

  • Sécurité physique
  • Environnement réseau sécurisé
  • Contrôle de l’accès aux données informatiques
  • Destruction sécuritaire
  • Journalisation des accès
  • Application d'une politique de sécurité

Conservation des renseignements

Supports physiques utilisés

  • Papier
  • Électronique

Localisation

  • Bureaux d’Élections Québec
  • Serveur du prestataire de services

Durée de conservation des renseignements

Code

Règle

Titre

Actif

Semi-actif

Inactif

02730

54

Gardiennage et contrôle des visiteurs

1 an

0

Détruit

Durée de conservation des renseignements sur support électronique

  • En cours d’élaboration

Date de la dernière révision : 16 mars 2020