Description du fichier de renseignements personnels

Ce fichier contient des renseignements sur la gestion des concours, des promotions à la suite de la réévaluation d’un emploi et des processus de dotation des emplois (affectation, promotion, mutation et recrutement). Contient également les offres de services spontanées.

Unité administrative responsable : Service des ressources humaines

Nombre approximatif de personnes répertoriées : 265 personnes

Collecte de renseignements

Catégories de renseignements personnels

  • Renseignements relatifs à l’identité
  • Renseignements relatifs à la formation ou à l’éducation
  • Renseignements relatifs à l’emploi

Catégories de personnes concernées

  • Personnel d’Élections Québec
  • Personnes candidates à un emploi

Source des renseignements

  • La personne concernée
  • Membre du personnel

Principaux renseignements d’identification

  • Nom
  • Date de naissance
  • Numéro de téléphone
  • Trois derniers chiffres du numéro d’assurance sociale

Utilisation des renseignements

Finalité principale

Finalité secondaire

  • Aucune

Personnes ayant accès aux renseignements

  • Le personnel autorisé du Service des ressources humaines

Communication des renseignements

  • Aucune communication

Sécurité de l'information

Mesures mises en place

  • Sécurité physique
  • Environnement réseau sécurisé
  • Contrôle de l’accès aux données informatiques
  • Destruction sécuritaire
  • Journalisation des accès
  • Application d'une politique de sécurité

Conservation des renseignements

Supports physiques utilisés

  • Papier
  • Électronique

Localisation

  • Bureaux d’Élections Québec

Durée de conservation des renseignements

Code

Règle

Titre

Actif

Semi-actif

Inactif

06060

172

Gestion de la banque de candidatures

2 ans

0

Détruit

06132

845

Gestion des dossiers de concours de promotion et de recrutement – candidats déclarés aptes

6 mois après la fin de la validité de la liste de déclaration d’aptitudes

0

Détruit

06132

846

Gestion des dossiers de concours de promotion et de recrutement – candidats refusés et plainte à la commission de la fonction publique

6 mois après la fin de la validité de la liste de déclaration d’aptitudes

0

Détruit

06133

848

Gestion des dossiers individuels de promotion à la suite de la réévaluation d’un emploi

2 ans après la communication du résultat aux candidats

3 ans

Échantillonné

06134

849

Gestion des dossiers individuels de promotion pour les employés sur une liste de déclaration d’aptitudes

2 ans après la titularisation

3 ans

Échantillonné

06150

850

Dotation de postes occasionnels

2 ans

3 ans

Détruit

06160

851

Dotation de postes réguliers

2 ans

3 ans

Détruit

Durée de conservation des renseignements sur support électronique

  • En cours d’élaboration

Date de la dernière révision : 16 mars 2020