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Organigramme
Nos directions
Secrétariat général
Le Secrétariat général, qui assure également le secrétariat de la Commission de la représentation électorale (CRE), exerce un rôle-conseil et des fonctions de coordination auprès des deux institutions. Il s’assure du dépôt officiel des documents à l’Assemblée nationale et est responsable des communications avec les partis politiques. Conformément aux dispositions de la Loi électorale et de la Loi sur l’administration publique, il coordonne les activités en matière de planification stratégique, de développement durable et de coopération internationale. Le Secrétariat général assure, en outre, les communications avec les administrations électorales du Canada et avec les associations internationales. Il coordonne aussi les travaux du Réseau des compétences électorales francophones. Il dirige également les activités du bureau d’audit interne.
Direction des opérations électorales
La Direction des opérations électorales veille à l’application des dispositions relatives aux scrutins contenues dans la Loi électorale et dans la Loi sur la consultation populaire. Elle planifie et organise les événements électoraux, voit à leur bon déroulement et procède à leur évaluation. Pour ce faire, elle compte sur les 125 directrices et directeurs du scrutin sous sa responsabilité ainsi que sur leurs adjointes et adjoints.
Elle joue également un rôle dans l’application d’une partie de la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités et de la Loi sur les élections scolaires visant certains membres des conseils d’administration des centres de services scolaires anglophones. Elle forme, soutient et conseille les présidentes et les présidents d’élection des municipalités, des municipalités régionales de comté et des centres de services scolaires anglophones dans le cadre de leurs événements électoraux.
Cette direction est aussi responsable des activités liées à la Commission permanente de révision ainsi qu’à la mise à jour des données de la liste électorale permanente et des données géographiques. Elle produit les listes électorales et les documents cartographiques requis pour la tenue des événements électoraux ou pour la Commission de la représentation électorale.
La Direction des opérations électorales modernise certains processus électoraux afin de les simplifier et de les rendre plus accessibles pour les électrices, les électeurs, le personnel électoral, les personnes candidates et les partis politiques.
Enfin, elle coordonne les activités de représentation électorale aux divers paliers électoraux (provincial, municipal et scolaire).
Direction du financement politique
La Direction du financement politique gère l’autorisation des entités politiques aux trois paliers électifs : provincial, municipal et scolaire. Elle supervise les différentes activités prévues par les lois électorales dans le cadre de son rôle d’éducateur, de conseiller et de contrôleur en matière du financement politique et de dépenses électorales. À cet effet, elle gère les fonds publics alloués au financement des entités autorisés et en assure le contrôle de la bonne gestion. Elle contrôle également la conformité du financement populaire provenant des contributions des électeurs ainsi que les dépenses électorales engagées à l’occasion des élections générales et partielles.
Direction des affaires juridiques et des enquêtes
La Direction des affaires juridiques et des enquêtes offre des conseils juridiques au directeur général des élections, aux différentes unités administratives et à la Commission de la représentation électorale quant à la légalité des actions entreprises ou envisagées en fonction des dispositions prévues aux lois et règlements. Elle les soutient dans le cadre de travaux législatifs ou réglementaires ainsi que dans leur mise en œuvre. Elle assure la coordination et le traitement approprié des plaintes reçues par Élections Québec et par la Commission de la représentation électorale. Elle mène toute enquête ou tout mandat spécial de vérification nécessaire, elle analyse la preuve recueillie et elle conseille le directeur général des élections quant aux mesures administratives à prendre ou aux poursuites pénales à intenter. Enfin, elle soutient le directeur général des élections dans son rôle de poursuivant public et elle le représente devant les tribunaux.
Direction des technologies de l’information
La Direction des technologies de l’information assure, réalise et coordonne l’ensemble des activités liées aux technologies de l’information. Elle conseille le directeur général des élections et les gestionnaires sur l’utilisation optimale de ces technologies. Elle définit et documente l’architecture d’entreprise de l’institution. Elle établit les orientations stratégiques et mène des études en matière de technologies de l’information. Elle conçoit et propose des solutions modernes et novatrices et elle est responsable de la transformation numérique de l’organisation. Elle constitue une assise essentielle de la modernisation des processus électoraux en vue d’améliorer l’expérience des électrices et des électeurs. Elle assure le développement, l’entretien et l’évolution de l’ensemble des systèmes d’information d’Élections Québec et de la CRE. Cette direction établit aussi les normes et les règles à suivre en matière de sécurité de l’information et veille à ce qu’elles soient respectées. Enfin, elle voit à la sécurité des infrastructures ainsi qu’à la gestion, à l’exploitation, à la disponibilité et à l’accessibilité de l’ensemble des services informatiques auprès des deux institutions.
Direction des services administratifs
La Direction des services administratifs veille à l’application de certains articles de la Loi sur l’administration financière, de la Loi sur l’administration publique et de la Loi électorale. Elle conseille les différentes unités administratives en matière de gestion des ressources financières, matérielles et de la gestion contractuelle. Elle coordonne également l’organisation des formations et des événements destinés aux clientèles internes et externes des deux institutions.
Cette direction fournit le soutien et le service-conseil nécessaires au directeur général des élections, aux gestionnaires, au personnel ainsi qu’aux directrices et directeurs du scrutin et à leurs adjointes et adjoints afin qu’ils mènent à bien leurs activités.
Direction des communications et des affaires publiques
La Direction des communications et des affaires publiques exerce un rôle-conseil stratégique auprès du directeur général des élections et des unités administratives de l’institution.
Elle leur propose notamment des stratégies de communication liées à leur mission et à leurs orientations stratégiques dans le but de répondre à leurs besoins de communication avec la clientèle. Elle élabore les divers moyens de communication qui permettront la mise en œuvre des stratégies proposées. Elle est responsable des activités de communication destinées aux électrices, aux électeurs et aux partenaires d’Élections Québec et de la CRE de même que des relations avec les médias. Elle a aussi le devoir d’informer les électrices, les électeurs et les diverses clientèles de l’institution, notamment par l’entremise de son centre de renseignements. Grâce à ses diverses interventions, cette direction met en valeur et protège l’image ainsi que la réputation de l’institution. Elle contribue également à augmenter sa notoriété.
De plus, la Direction des communications et des affaires publiques assure la gestion de la documentation et des documents historiques des deux institutions. Elle gère une bibliothèque au service du personnel et du public intéressé par le domaine électoral. Elle fournit une expertise et des services-conseils spécialisés dans le domaine de la recherche afin de contribuer à la prise de décisions relatives à l’amélioration du système électoral québécois. Elle assure également l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels : elle traite les demandes d’accès qu’elle reçoit et elle prodigue un service-conseil ainsi que des activités de formation et de sensibilisation en matière de protection des renseignements personnels auprès des membres de l’institution.
Enfin, la Direction des communications et des affaires publiques est responsable du mandat institutionnel d’éducation à la démocratie, qui favorise le développement de la culture démocratique chez les électrices et les électeurs actuels et futurs. Son programme éducatif varié est composé d’activités portant notamment sur les élections, sur le droit de vote et sur la participation à la vie démocratique.
Directrices et directeurs du scrutin
Rôle
La directrice ou le directeur du scrutin est responsable de l’organisation et de la tenue des événements électoraux dans la circonscription où il est nommé. Il dirige l’ensemble des activités nécessaires à la tenue des élections générales ou partielles ainsi que des référendums provinciaux. Il garantit le plein exercice des droits des électrices, des électeurs, des candidates et des candidats.
La directrice ou le directeur du scrutin est nommé pour cinq ans à la suite d’un concours public tenu par Élections Québec. Si l’évaluation de son travail est positive, son mandat peut être renouvelé à deux reprises. Une personne peut donc occuper ce poste pendant un maximum de 15 ans.
Processus de recrutement
Le processus de sélection comprend trois étapes.
- Les personnes intéressées remplissent un formulaire électronique d’inscription et d’évaluation de l’expérience
- Les personnes qualifiées effectuent un examen en ligne composé de questions à choix multiples
- Les personnes retenues à la suite de cet examen sont convoquées à une entrevue de sélection
Après sa nomination, la directrice ou le directeur du scrutin doit choisir une directrice adjointe ou un directeur adjoint en respectant les règles établies par le directeur général des élections. Il doit aussi suivre une formation conçue par l’équipe d’Élections Québec afin d’acquérir les connaissances et les habiletés nécessaires à l’exercice de ses fonctions.
Responsabilités
La directrice ou le directeur du scrutin doit connaître les particularités de sa circonscription afin d’organiser un événement électoral qui répond au besoin des électrices et des électeurs. Il doit tenir compte des caractéristiques géographiques, démographiques, socioéconomiques et politiques de sa circonscription ainsi que des institutions qui s’y trouvent.
À l’occasion d’un événement électoral, la directrice ou le directeur du scrutin ouvre son bureau principal. Avec l’aide des membres de son équipe, il y coordonne et réalise les activités électorales de la circonscription.
La directrice ou le directeur du scrutin doit aussi recruter le personnel électoral pour la révision de la liste électorale et pour le vote. Ce personnel exerce des fonctions précises déterminées par la Loi électorale. Le directeur du scrutin nomme les membres du personnel électoral et il veille à leur formation et à leur assermentation, notamment à partir des recommandations des partis politiques.
De plus, la directrice ou le directeur du scrutin doit, avec son équipe :
- Préparer le matériel nécessaire au bon déroulement des activités électorales
- Trouver et aménager les bureaux
- Fournir l’information relative à l’événement électoral aux électrices, aux électeurs, aux partis politiques et aux personnes candidates
- Recevoir les déclarations de candidature, les vérifier et en accuser réception
- Coordonner la reprographie et l’impression des listes électorales et des bulletins de vote
- Gérer le déroulement du vote par anticipation, du vote itinérant et du vote le jour de l’élection
- Le lendemain de l’élection, recenser les votes et proclamer élue la personne candidate ayant obtenu le plus grand nombre de voix
- Après l’événement, rédiger un rapport, effectuer la reddition de comptes et participer à une rencontre de suivi
- En dehors des événements électoraux, participer, occasionnellement, à :
- Des activités liées à la délimitation des sections de vote
- Des formations
- Des projets qui requièrent son expertise
Conditions d’exercice et normes d’éthique
La directrice ou le directeur du scrutin accomplit des tâches au nom du directeur général des élections et il gère des fonds publics. Puisqu’il a une mission d’intérêt public, il doit respecter certaines conditions d’exercice ainsi que des normes d’éthique et de déontologie.
La directrice ou le directeur du scrutin doit faire preuve d’impartialité, d’intégrité et de discrétion. Il a un devoir de réserve en matière politique : il ne peut pas être membre d’un parti ni agir de façon partisane. Il doit faire preuve de vigilance et de transparence dans l’attribution de contrats visant à acquérir des biens ou des services. Enfin, la directrice ou le directeur du scrutin doit se conformer aux directives du directeur général des élections et, à sa demande, coopérer à l’étude, à l’essai et à l’évaluation de nouveaux processus électoraux.